Jak zaplanować dobry film instruktażowy dla pracowników lub klientów
Firmy zwykle wiedzą, że potrzebują filmu instruktażowego. Dużo rzadziej wiedzą, jak określić jego zakres, a to właśnie ta decyzja przesądza później o długości materiału, jego formie i tym, czy da się go zaktualizować bez nagrywania wszystkiego od nowa.
Udostępnij
Plan filmu instruktażowego zaczyna się od zadania, a nie od tematu
Pierwsza rozmowa o filmie instruktażowym najczęściej zaczyna się od tematu. Firma mówi, że potrzebuje materiału o obsłudze maszyny, o nowym systemie albo o procedurze przyjęcia towaru.
Temat opisuje obszar wiedzy. Film instruktażowy musi opisywać zadanie. To różnica, która decyduje o tym, czy materiał będzie miał dwie minuty, czy dwadzieścia.
„Obsługa systemu magazynowego” to temat i można o nim mówić godzinę. „Pracownik magazynu przyjmuje dostawę i zamyka dokument w systemie” to zadanie, które ma początek, koniec i wynik, po którym widać, czy odbiorca zrozumiał.
Dopóki firma opisuje temat, każda kolejna osoba w organizacji ma prawo dorzucić do niego swój fragment. Lista rośnie, budżet rośnie, a materiał powoli zamienia się w wideo wersję instrukcji obsługi, do której nikt nie zagląda.
Dlatego planowanie warto zacząć od czegoś bardzo prostego: od nazwania czynności, którą odbiorca ma umieć wykonać po obejrzeniu filmu. Reszta decyzji wynika z tej jednej odpowiedzi znacznie łatwiej, niż się wydaje.
Jak zaplanować film instruktażowy krok po kroku
Planowanie materiału instruktażowego to seria decyzji zakresowych, a nie lista ujęć. Poniższe kroki układają je w kolejności, w której naprawdę warto je podejmować: od odbiorcy, przez podział wiedzy, aż po technikę i przyszłe aktualizacje.
Zacznij od jednego zdania o odbiorcy i zadaniu
Zanim powstanie scenariusz, warto zapisać jedno zdanie w schemacie: po obejrzeniu tego filmu kto potrafi co i w jakich warunkach.
Przykład dla pracownika: „Nowy operator potrafi uruchomić linię po przerwie i rozpoznać sytuację, w której musi wezwać brygadzistę”. Przykład dla klienta: „Klient potrafi samodzielnie skonfigurować urządzenie po rozpakowaniu, bez kontaktu z serwisem”.
To zdanie robi trzy rzeczy naraz. Wyznacza granicę materiału, ustawia poziom szczegółowości i daje kryterium, którym można później odrzucać dopiski typu „a dodajmy jeszcze krótko o historii firmy”.
Jeśli nie da się go napisać bez spójnika „oraz”, to znak, że w planie siedzą dwa filmy. Lepiej rozdzielić je teraz niż w montażu.
Film dla pracownika i film dla klienta planuje się inaczej
To wygląda na niuans, a jest najważniejszym rozgałęzieniem w całym planie. Ten sam proces nagrany dla pracownika i dla klienta daje dwa różne materiały.
Pracownik ogląda film w kontekście pracy. Zna słownik firmy, ma przełożonego, którego może zapytać, i zwykle wraca do materiału przy rzadziej wykonywanych czynnościach. Można mówić do niego skrótem, nazywać stanowiska i urządzenia wewnętrznie oraz zakładać, że wie, gdzie stoi.
Klient ogląda film sam. Nie zna nazewnictwa, często sięga po materiał po zakupie albo w momencie problemu, zwykle na telefonie i nierzadko w innym języku. Nie ma nikogo, kto dopowie brakujący kontekst, więc film musi być kompletny sam w sobie.
Inna jest też konsekwencja błędu. Przy materiale wewnętrznym źle wyjaśniony etap kończy się pytaniem do kolegi z zespołu. Przy materiale dla klienta kończy się zgłoszeniem do serwisu, reklamacją albo złą opinią o produkcie, który akurat działa poprawnie.
To wpływa na bardzo konkretne rzeczy: tempo narracji, ilość powtórzeń, obecność napisów, format obrazu, miejsce publikacji i to, czy w ogóle warto pokazywać w kadrze markowe elementy wnętrza firmy.
Jeden film czy seria? Decyduje moment, w którym ktoś go włącza
Pytanie o podział wiedzy pojawia się prawie zawsze i najczęściej próbuje się na nie odpowiedzieć czasem trwania. To słabe kryterium, bo długość jest skutkiem, a nie decyzją.
Lepsze kryterium jest praktyczne: jeden film powinien odpowiadać jednemu momentowi, w którym odbiorca sięga po materiał.
Rozpakowanie i pierwsze uruchomienie to jeden moment. Wymiana filtra po trzech miesiącach to zupełnie inny moment, w innym stanie wiedzy i przy innym poziomie stresu. Wrzucenie obu do jednego materiału zmusza odbiorcę do przewijania, a przewijanie w instrukcji zwykle kończy się pominięciem czegoś ważnego.
Przy wdrożeniach warto zrobić prostą listę takich momentów, zanim ktokolwiek zacznie pisać scenariusz. Zwykle okazuje się, że zamiast jednego dwudziestominutowego szkolenia potrzeba pięciu krótkich materiałów, z których trzy realnie ogląda ktoś raz w roku.
Ustal, czego kamera nie pokaże, zanim policzysz budżet
Na etapie planu trzeba rozdzielić treść na trzy koszyki: to, co da się nagrać kamerą, to, co trzeba pokazać jako nagranie ekranu, i to, czego zwyczajnie nie widać.
Ten trzeci koszyk jest kosztowny, jeśli odkryje się go za późno. Mechanizmy wewnątrz urządzenia, przepływ materiału, przekrój konstrukcji albo sytuacja awaryjna, której nie wolno inscenizować na żywo, wymagają animacji. A animacja ma inny harmonogram i inną wycenę niż dzień zdjęciowy.
Dobrym przykładem takiej decyzji jest explainer video, które przygotowaliśmy dla Kwiatomatu. Część procesu odbywa się wewnątrz automatu, więc sama kamera nie pokazałaby najważniejszego. Animacja 3D pozwoliła zajrzeć do środka i przedstawić system półek, proces chłodzenia oraz mechanizm wydawania i pakowania bukietu.
Wniosek dla planowania jest prosty: to nie estetyka zdecydowała o technice, tylko fakt, że kluczowego etapu nie da się sfilmować. Jeśli taka informacja pojawi się dopiero po zdjęciach, firma płaci dwa razy. Raz za materiał, który nie tłumaczy sedna, i drugi raz za jego uzupełnienie.
Osobna sprawa to miejsce nagrania. Materiał instruktażowy dla pracowników zwykle powstaje w działającym zakładzie, laboratorium albo magazynie, a nie w studiu. W filmie wizerunkowym dla firmy Selvita zdjęcia realizowaliśmy w kilku typach przestrzeni, od zaawansowanych laboratoriów po biura i sale konferencyjne, i każda z nich wymagała innego podejścia oraz innego tempa pracy.
To inny rodzaj produkcji, ale mechanizm planistyczny jest identyczny. Plan buduje się per lokalizacja, bo hala, serwerownia i strefa czysta mają własne ograniczenia dostępu, hałasu i światła. Firmy produkcyjne z Krakowa i Małopolski często mają do tego kilka oddziałów, a wtedy trzeba jeszcze zdecydować, czy nagrywamy jedno miejsce jako wzorcowe, czy każde z osobna.
Zaplanuj aktualizacje i wersje, zanim powstanie scenariusz
Film instruktażowy starzeje się szybciej niż wizerunkowy. Zmienia się interfejs aplikacji, nazwa stanowiska, opakowanie, wersja produktu albo jeden etap procedury.
Warto więc z góry założyć, że coś się zmieni, i tak zbudować materiał, żeby wymiana dotyczyła modułu, a nie całości. W praktyce oznacza to kilka konkretnych decyzji na etapie planu.
Informacje najbardziej ulotne, czyli numer wersji oprogramowania, nazwiska albo konkretne parametry, lepiej trzymać w planszach i napisach niż w wypowiedzi lektora. Plansza to kilka minut pracy. Ponowne nagranie lektora to nowa sesja, a przy kilku wersjach językowych nowa sesja razy liczba języków.
Wersje językowe też planuje się przed zdjęciami, nie po nich. Jeśli materiał ma pracować na rynkach zagranicznych, tekst na ekranie musi mieć miejsce na dłuższe tłumaczenia, a tempo montażu nie może być tak ciasne, żeby niemiecka wersja lektora nie mieściła się w scenie.
Podobnie działa planowanie formatów. Przy Kwiatomacie od początku przygotowaliśmy różne długości materiału pod różne kanały komunikacji. Zrobienie tego z góry jest tanie. Wycinanie tego samego z gotowego filmu bywa niemożliwe, bo kadr po prostu nie został tak zaprojektowany.
Sprawdź plan na kimś, kto nie zna procesu
Ostatni krok kosztuje pół godziny i wyłapuje więcej błędów niż większość spotkań roboczych.
Przed produkcją warto pokazać listę kroków osobie, która nie zna procesu. Najlepiej komuś z innego działu albo spoza firmy. Ekspert merytoryczny zna temat zbyt dobrze, żeby zauważyć, że pominął czynność, którą wykonuje odruchowo od dziesięciu lat.
Właśnie tam powstaje najczęstsza luka w materiałach instruktażowych. Nie w skomplikowanych etapach, tylko w tych oczywistych, o których nikt nie pomyślał, że trzeba je wymienić.
Dobry plan poznaje się po tym, że skraca produkcję
Plan filmu instruktażowego nie jest dokumentem dla ekipy zdjęciowej. Jest zestawem decyzji, które firma podejmuje raz, żeby nie podejmować ich później dziesięć razy w gorszych warunkach.
Jeśli na starcie wiadomo, kto jest odbiorcą, jakie zadanie ma wykonać, ile momentów użycia obsługujemy, czego nie pokaże kamera i co się zmieni za rok, to scenariusz pisze się szybko, a etap poprawek dotyczy dopracowania, a nie ponownego ustalania zakresu.
Jeśli tego nie wiadomo, produkcja i tak te decyzje wymusi. Tyle że wtedy zapadają one w trakcie zdjęć albo w montażu, czyli w momentach, w których każda zmiana kosztuje najwięcej.
W praktyce wystarczy przygotować jedną stronę: zdanie o odbiorcy i zadaniu, listę momentów użycia, podział treści na kamerę, ekran i animację, listę rzeczy, które będą się zmieniać, oraz planowane wersje i formaty. Reszta jest już naszą pracą.
Grafika oraz animacja powinny zwiększać czytelność, a nie pełnić funkcję dekoracji. Jeśli pomagają zaznaczyć kierunek ruchu, fragment interfejsu albo niewidoczny mechanizm, mają konkretny cel. Jeśli coś porusza się wyłącznie dlatego, że ekran wydawał się zbyt spokojny, może bardziej przeszkadzać niż pomagać.
FAQ
Czy jeden film instruktażowy może obsłużyć jednocześnie pracowników i klientów?
Czasem tak, ale zwykle kosztem jednej z tych grup. Jeśli różnice dotyczą głównie nazewnictwa i poziomu szczegółów, można zaplanować wspólną bazę wizualną i dwie wersje narracji. Jeśli różni się sam zakres czynności, lepiej zrobić dwa krótsze materiały niż jeden kompromisowy.
Od czego zacząć planowanie, jeśli firma nie ma spisanej procedury?
Od nagrania rozmowy z osobą, która wykonuje daną czynność najlepiej, i spisania kolejnych kroków z tego, co faktycznie robi. Procedura pisana zza biurka często pomija etapy uznawane za oczywiste. Film instruktażowy nie może ich pominąć, bo odbiorca zwykle wykonuje coś pierwszy raz.
Czy explainer video może pełnić funkcję instrukcji?
Tak. Explainer video może pokazywać użytkownikowi kolejne czynności, a jednocześnie wyjaśniać mechanizm działania produktu. Jest to przydatne wtedy, gdy samo pokazanie obsługi nie daje pełnego zrozumienia procesu.
Kto po stronie firmy powinien odpowiadać za treść merytoryczną?
Osoba, która realnie zna proces, a nie tylko dział marketingu. Marketing może pilnować spójności marki i języka, ale poprawność kolejnych kroków musi potwierdzić praktyk. Najlepiej ustalić to przed scenariuszem, żeby uwagi merytoryczne nie pojawiły się dopiero przy gotowym montażu.
Jak sprawdzić, czy plan jest dobry, zanim ruszy produkcja?
Najprościej testem na osobie, która nie zna procesu. Jeśli po przeczytaniu samej listy kroków potrafi powiedzieć, co miałaby zrobić i w jakiej kolejności, plan jest wystarczająco szczegółowy. Jeśli w którymś miejscu pyta „ale gdzie?”, to znak, że brakuje etapu, który dla ekspertów jest oczywisty.
Podobne artykuły
Wyróżnij się profesjonalną Animacją w Krakowie
Mood Control Studio
ul. Stefana Kisielewskiego 58
31-708 Kraków
+48 665 739 361
NIP: PL 678 323 12 78